Comment utiliser un questionnaire pour identifier les besoins en formation dans votre entreprise ?

Accueil Skills Motion >>> Entreprise >>> Comment utiliser un questionnaire pour identifier les besoins en formation dans votre entreprise ?

En entreprise, il est courant d’utiliser un questionnaire pour identifier les besoins en formation des employés. En effet, la meilleure façon de connaître les compétences à développer est de poser la question directement au personnel. Vous devez inclure des questions pertinentes selon que la personne soit juste employé ou gestionnaire d’équipe. Voici un guide pratique pour bien exploiter un questionnaire des attentes en formation, ainsi que les exemples et modèles à personnaliser.

Accès rapide

Besoin en formation : définition

Exemples de besoins de formation

Quelle est l’importance d’un questionnaire d’identification des besoins de formation ?

Exemple de formulaire de besoins en formation

Liste de questions d’identification des besoins en formation pdf

Outil de recueil des besoins en formation excel

4 étapes pour bien établir une grille d'analyse des besoins de formation

Optimisez votre questionnaire pour identifier les besoins en formation individuels et collectifs

Besoin en formation : définition

Le besoin en formation représente l'écart entre les connaissances, compétences et capacités réelles et souhaitées dans un emploi. Former les salariés permet de développer les compétences internes pour réduire ou supprimer ce gap.

Lorsque vous faites un diagnostic des besoins de formation d’un employé, vous essayez de déterminer où ce dernier se situe en termes d’aptitudes et de compétences, par rapport au niveau que vous attendez de lui.

L’analyse du skill gap peut s’avérer nécessaire après :

• Un trimestre inférieur aux prévisions pour l'équipe commerciale

• Une évolution technologique menaçant d'avoir un impact sur l’efficacité des employés

• Des scores de satisfaction client constamment faibles, etc.

Exemples de besoins de formation

Les besoins de formation en entreprise peuvent être :

• Organisationnels

• Opérationnels

• Individuels.

Abordons chacun d’eux en détail.

Besoin de formation organisationnel

Ce besoin de formation est lié aux mesures de performance, aux nouvelles connaissances des employés à l’échelle de l’entreprise, et à la formation continue.

L’analyse de ce type de besoin vise à optimiser les performances et la productivité de l’entreprise afin d’atteindre ses objectifs. Par exemple, on peut citer le besoin de formation des développeurs suite à l'introduction d'un nouveau système logiciel.

De même, la mise à jour de produits, politiques ou exigences législatives externes peut avoir un impact sur des services spécifiques. Cela génère alors un besoin de formation pour mettre à jour les employés, et garantir qu'ils puissent travailler dans le respect de ces nouvelles règles.

Besoin de formation opérationnel

Il s’agit d’un besoin de formation spécifique, nécessaire pour perfectionner les compétences d'une équipe, d'un service ou d'une unité commerciale.

L’identification d’un besoin de formation opérationnel peut aider à répondre aux questions suivantes:

• Comment se déroule le travail ?

• Quelles sont les normes de performance attendues pour le poste ?

• Comment le travail doit-il être effectué afin de respecter les normes de performance ?

• Quelles sont les connaissances, compétences et aptitudes requises pour mener à bien les tâches ?

Besoin de formation Individuel

Ce type de besoin concerne un ou plusieurs individus d’une équipe. Comme exemple de besoin de formation individuel, on peut citer le développement personnel d'un employé en vue d'une évolution de carrière.

L'analyse des besoins de formation personnels peut vous aider à vérifier la formation nécessaire pour atteindre le niveau de performance requis.

Cela est important parce que selon l’effet Dunning-Kruger, la plupart des personnes incompétentes ne se rendent pas compte qu’elles le sont. Tandis que ceux qui ne sont pas particulièrement bons dans leur travail ont encore plus confiance en leurs capacités (que ceux qui font bien leur travail).

Quelle est l’importance d’un questionnaire d’identification des besoins de formation ?

Utiliser un questionnaire pour identifier les besoins en formation des employés permet de collecter des données sur un besoin organisationnel qui ne peut être résolu que par la formation.

Ce faisant, vous identifiez les déficits de compétences spécifiques aux équipes ou aux individus, et pouvez créer un plan de développement de compétences efficace.

Les autres avantages d’un questionnaire sur la formation incluent la possibilité de :

• Repérer les faiblesses du matériel de formation actuel et d'actualiser les programmes existants en fonction des dernières exigences.

• Définir l'objectif du plan de formation et comment il comblera les écarts de performance.

• Identifier d’autres causes potentielles de la mauvaise performance d'un employé, comme le manque d’équipement ou de conseils au travail.

• Comparer les données des enquêtes par période pour découvrir les tendances et les changements dans les besoins de formation du personnel.

• Identifier les meilleurs moments pour mener des programmes de formation.

Exemples de questionnaires de besoin en formation

Certaines questions méritent une place de choix lorsque vous créez un questionnaire pour identifier les besoins en formation au travail.

En effet, le contenu d’une fiche de recueil des besoins en formation varie selon qu’elle s’adresse à un salarié ordinaire ou à un responsable d’équipe.

Voici quelques exemples de questionnaires de besoins en formation pour vous inspirer.

Exemple de formulaire de besoins en formation pour un employé

Vous pouvez utiliser cet exemple de formulaire de besoins en formation pour élaborer le vôtre. Il contient une combinaison de 10 questions à choix multiple et de questions ouvertes, entre autres.

Cet exemple d'analyse des besoins en formation pdf est disponible gratuitement. Il est possible de l’utiliser tel quel ou d’ajuster les questions selon vos besoins.

Accédez gratuitement à notre galerie de modèles pour télécharger !

Liste de questions d’identification des besoins en formation pdf

Inspirez-vous de cet outil de recueil des besoins en formation pdf pour concevoir un questionnaire adapté aux réalités de votre entreprise.

Il s’agit d’une liste complète de questions d’identification des besoins en formation pdf.

Vous y trouverez des questions en rapport avec :

• Les besoins spécifiques au rôle

• Les initiatives à l'échelle de l'entreprise

• Le développement et la progression de carrière

• Les aspects culturels et comportementaux

• Les tendances et mises à jour de l'industrie, et plus encore.

Accédez gratuitement à notre galerie de modèles pour télécharger !

Outil de recueil des besoins en formation excel

Voici une autre fiche personnalisée pour recueillir les besoins des gestionnaires d’équipe. Il y a aussi la version Excel du questionnaire d’identification de besoins de formation ci-dessus.

Accédez gratuitement à notre galerie de modèles pour télécharger !

4 étapes pour bien établir une grille d'analyse des besoins de formation

Pour bien exploiter une grille d'analyse des besoins de formation, vous devez :

1. Identifier les besoins de votre entreprise

2. Utiliser le questionnaire d’évaluation des besoins en formation pour analyser les écarts

3. Évaluer les options découlant de votre diagnostic des besoins de formation

4. Recommander des programmes de formation en fonction des besoins individuels et collectifs.

Abordons chaque étape en détail.

1. Identifiez les besoins de votre entreprise

Avant d’établir un questionnaire pour identifier les besoins en formation, vous devez effectuer une analyse des besoins de votre entreprise.

Cette étape vous permet de concentrer vos efforts sur les domaines de formation nécessaires aux employés afin de pouvoir :

• Atteindre avec succès les objectifs de l'organisation

• Optimiser chaque euro investi dans la formation

• Motiver les employés en contribuant à leur développement de carrière.

La personne qui établit un questionnaire d’analyse des besoins en formation doit avoir une compréhension claire des objectifs et priorités généraux de l'organisation et du service.

Ainsi, elle pourra évaluer correctement les options de formation et identifier les meilleures opportunités d’apprentissage. C'est-à-dire celles qui contribueront à la réussite globale des employés, des unités commerciales, et de l’entreprise dans son ensemble.

2. Utilisez le questionnaire d’évaluation des besoins en formation pour analyser les écarts

Une fois que vous connaissez le résultat final que l’employé, le manager ou la direction essaie d’atteindre, vous pouvez commencer le diagnostic des besoins de formation.

Cela implique d'évaluer l'état actuel des performances ou des compétences d'un service ou d'un employé, et de le comparer au niveau souhaité. La différence entre l’état existant et l’état souhaité est alors le gap de compétences.

Le questionnaire pour l'enquête d'identification des besoins en formation se présente généralement sous un format standardisé. Vous pouvez réaliser l'enquête par écrit, par voie électronique ou par téléphone.

Dans certaines situations, comme dans le cas du service client, il peut être utile de créer un exemple de questionnaire de besoin de formation à adresser aux clients. L’idée est d’obtenir l’avis des clients sur leurs expériences avec vos employés et d’identifier les compétences à améliorer.

Pour bien identifier les lacunes à combler, l’idéal est d’associer votre enquête à différents autres outils d'analyse des besoins de formation.

Cela inclut les :

• Dossiers RH

• Entretiens individuels

• Groupes de discussion

• Observations.

3. Évaluez les options découlant de votre diagnostic des besoins de formation

Maintenant que vous avez utilisé votre questionnaire pour identifier les besoins en formation, vous pouvez créer diverses options de développement de compétences. Cette liste, vous pouvez l’évaluer selon vos priorités et objectifs (actuels et futurs).

A ce propos, voici les caractéristiques d’une formation viable :

• Solution à un problème : un bon exemple de besoin de formation peut être celui d’un employé peu performant dans son rôle. La formation choisie doit alors en faire un employé pleinement compétent, qui répond aux normes de performance requises.

• Pertinence : parfois, la formation n’est pas le seul moyen de combler les écarts de performance d’un employé. Par exemple, une nouvelle recrue peut juste suivre des employés expérimentés pour accélérer son apprentissage dans certaines tâches, comme le débogage de logiciels.

• Coût raisonnable : selon vos priorités organisationnelles et votre budget, vous pouvez être disposé à investir un montant important dans une formation particulière plus que dans d’autres.

• Exigence de conformité : les formations hautement prioritaires sont celles requises par la loi ou nécessaires pour maintenir les licences et certifications des employés.

• Temps de formation : lorsqu'une formation semble devoir prendre trop de temps, vous pouvez choisir d’embaucher les talents extérieurs, ou d’externaliser la tâche pour combler les lacunes en matière de compétences.

• Bon retour sur investissement : certaines formations (sur un nouveau produit, par exemple) peuvent améliorer votre compétitivité, et générer une augmentation de revenus dépassant le coût de la formation.

• Interne ou externe : il ne sert à rien de solliciter une agence de formation externe lorsque vous disposez déjà d’une expertise en interne pour aider vos employés à atteindre les objectifs fixés.

4. Recommandez des programmes de formation en fonction des besoins individuels et collectifs

Vous avez utilisé un questionnaire pour identifier les besoins en formation et vous connaissez désormais les différentes options de formation disponibles. Maintenant, il faut réfléchir au plan de formation que vous devriez recommander à votre personnel.

Voici des modèles de plans de formation personnalisables que vous pouvez utiliser. Il y a des sections prévues pour résumer les besoins de formation des employés, ainsi que des tableaux pour détailler les programmes de formation.

L’idéal est que chaque activité de formation ressemble à une solution sur mesure pour vos employés. Selon une étude de Lorman, 91 % des employés souhaitent une formation personnalisée et pertinente.

Exploitez la fiche de recueil des besoins individuels en formation disponible gratuitement dans notre galerie de modèles. Ensuite, recensez les données dans une grille d’analyse des besoins de formation comme celle-ci pour suggérer des programmes de formation.

Assurez-vous de définir l’ordre des compétences en fonction de leur importance pour votre entreprise.

Accédez gratuitement à notre galerie de modèles pour télécharger !

Optimisez votre questionnaire pour identifier les besoins en formation individuels et collectifs

Le besoin en formation représente l'écart entre les connaissances, compétences et capacités réelles et souhaitées dans un emploi. Vous pouvez utiliser un questionnaire pour identifier les besoins de formation et établir un calendrier de formation.

Les besoins de formation en entreprise peuvent être :

• Organisationnels

• Opérationnels

• Individuels.

Un questionnaire d’identification des besoins de formation est essentiel pour cerner les déficits de compétences spécifiques aux équipes ou aux individus.

Par ailleurs, le contenu d’une fiche de recueil des besoins en formation varie selon qu’elle s’adresse à un salarié ordinaire ou à un responsable d’équipe.

Pour bien exploiter une grille d'analyse des besoins de formation, vous devez :

1. Identifier les besoins de votre entreprise

2. Utiliser le questionnaire d’évaluation des besoins en formation pour analyser les écarts

3. Évaluer les options découlant de votre diagnostic des besoins de formation

4. Recommander des programmes de formation en fonction des besoins individuels et collectifs.

Vous constatez un écart dans les compétences comportementales de vos collaborateurs ? Alors, envisagez d’inclure une formation en soft skills dans votre plan de formation.

Nous sommes ravis que ce contenu vous ait été utile…😊

Vous aimerez aussi...