Mail d’invitation à une formation interne : conseils de rédaction et exemples

Lorsque vous organisez une session de formation en entreprise, le principal défi est de susciter l'intérêt des employés. Que la participation soit obligatoire ou non, un mail d’invitation à une formation interne peut considérablement vous aider. En plus des informations nécessaires, vous pouvez y expliquer le but de la formation et la façon dont elle permettra de développer de nouvelles compétences. Voici quelques conseils pratiques pour vous aider dans le processus de rédaction, ainsi que des modèles et exemples concrets.

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Pourquoi annoncer une session de formation du personnel par mail ?

Comment faire un mail pour informer d’une formation au personnel ?

Que doit contenir une lettre d'invitation à un atelier de formation interne ?

Comment structurer un mail d’invitation à une formation interne ?

Pourquoi avoir un modèle de convocation à une formation interne ?

Comment remplir un modèle de convocation à une formation professionnelle obligatoire ?

1. Exemple de convocation à une formation obligatoire + modèle

2. Modèle de mail de convocation à une formation obligatoire

3. Modèle de convocation à une formation interne

4. Exemple de mail d'invitation à un séminaire professionnel

5. Exemple de note d'information pour une formation

Texte pour annoncer une formation : 3 erreurs courantes à éviter

Rédigez votre mail d’invitation à une formation interne comme un pro

Pourquoi annoncer une session de formation du personnel par mail ?

La lettre d’annonce de formation est une indication claire pour un salarié que l'entreprise a décidé de le former. Elle peut être adressée à un employé ou à l'ensemble du personnel, selon le programme de formation.

L'entreprise conserve cette lettre comme preuve que l'employé a été invité à suivre une formation. L’autre raison derrière un e-mail d'invitation est de s'assurer que les personnes qui reçoivent le courrier comprennent l'importance de la formation.

Elles devraient aussi pouvoir le mettre en signet lorsqu'il s'agit d'un cours obligatoire. Même si la formation est facultative, le mail les aidera à vous contacter pour toute préoccupation liée au programme.

Comment faire un mail pour informer d’une formation au personnel ?

Un mail d’invitation à une formation interne est un message envoyé aux employés pour les informer d'une possibilité de formation à venir. L’idée est non seulement de les inviter, mais aussi de les encourager à y participer.

Les annonces de formation des employés peuvent être envoyées par :

• Un superviseur

• Un représentant des ressources humaines

• Tout autre membre de la direction.

Que vous envoyiez la lettre à tout le personnel ou à un groupe spécifique d'employés éligibles pour suivre la formation, voici quelques conseils pratiques à suivre :

1. Fournissez toutes les informations utiles

Le contenu d’un mail d’invitation à une formation interne varie généralement selon que celle-ci soit facultative ou obligatoire. Dans l'un ou l'autre des cas, il faut montrer de l'enthousiasme dès le début de votre lettre afin que le lecteur puisse recevoir des ondes positives.

Concernant les informations de base, vous devez vous assurer d’inclure :

• Le thème de la formation et les objectifs.

• Le rôle de l'instructeur, y compris son nom et ses qualifications.

• Le lieu de la formation. Elle peut être en ligne ou hors ligne (et si elle est hors ligne, ajoutez l’adresse exacte du lieu).

• L'heure, les horaires et la durée.

Si vous avez sollicité les services d’un tiers pour former le personnel de l'entreprise, mentionnez son nom et donnez également une brève introduction. En effet, l'efficacité du cours dépend dans la plupart des cas de l'autorité et des compétences de l'instructeur.

Maintenant, si la réunion est facultative, vous devez laisser aux employés la possibilité de réserver un créneau pour le programme. Et lorsque la rencontre est obligatoire, le mail doit le mentionner en gras pour attirer l’attention des participants.

Vous devez également donner des informations claires sur la façon de réserver une place pour le programme de formation. Vous pouvez soit fournir un lien, soit ajouter une option RSVP, en précisant le délai de réservation.

2. Ajoutez de la valeur à votre texte d’invitation à la formation

Pour attiser l'intérêt des potentiels participants, vous devez mentionner comment le programme de formation peut aider l'employé. Certaines données complémentaires peuvent non seulement informer les apprenants, mais aussi les engager dans le processus.

Par exemple, il faut joindre :

• Des enregistrements vidéo pour leur donner un aperçu de ce à quoi s'attendre

• Des témoignages et citations d’anciens participants ou d'experts et célébrités qui ont assisté à la session

• Un message de l'orateur sous forme de texte, d’audio ou de vidéo

• Des statistiques qui montrent l'efficacité de la formation, principalement sur les compétences qu'elle a transmises aux participants.

Dans la mesure du possible, il faut joindre une copie du support imprimé dans l'e-mail de formation. Ce peut être :

• Un dépliant

• Une brochure

• Une affiche.

Ces supports imprimés peuvent aider les employés à se sentir plus impliqués dans l'événement, car ils contiennent probablement des images ou des conceptions graphiques propres à l'événement.

3. Concentrez-vous sur le public cible

La prochaine chose sur laquelle vous devez être clair lorsque vous faites un mail pour informer d’une formation est le public cible. C'est ce détail qui rend le courrier d'invitation plus authentique.

Par exemple, les entreprises organisent souvent des programmes pour leurs nouveaux employés et d’autres pour les employés permanents.

La formation s'adresse-t-elle à certains employés ? Alors, elle peut être prise en charge par les RH. Et s'il s'agit d'un service spécifique, c’est le chef de service qui doit se charger de la lettre.

Un e-mail d'invitation à une formation adressée à des collègues ou à des cadres supérieurs doit suivre un schéma différent. Le moment de planifier la formation est un autre facteur important.

Laissez aux participants suffisamment de temps pour s'installer, mais pas trop, sinon ils pourraient s'éclipser. De même, déterminez à l'avance le moment idéal pour envoyer l'e-mail d'invitation personnalisé.

4. Prévoyez des mails différents pour les participants et leurs superviseurs

Pour rendre le contenu de votre mail pertinent pour son destinataire, il faut aussi distinguer les besoins et les intérêts de vos deux principaux publics, à savoir :

• Les participants

• Les superviseurs des participants.

Les superviseurs seront plus intéressés par les objectifs du cours et les résultats promis. Tandis que les participants auront des intérêts supplémentaires.

Cela inclut :

• La préparation requise

• Les méthodes d'enseignement

• Les détails de confirmation et de participation.

5. Encouragez les employés à participer

Il y a des chances que les employés ne soient pas ravis d'apprendre qu'ils doivent participer à un séminaire professionnel. C’est pourquoi les employeurs motivent souvent leurs travailleurs pour qu'ils se sentent heureux de se former.

L’idéal est de leur expliquer comment cette session ajoutera de la valeur à leur carrière. En outre, si l'entreprise a décidé de donner des incitations aux participants, alors vous devez les mentionner dans votre note pour encourager les employés.

Pour minimiser les refus et excuses, choisissez des formations pertinentes et flexibles. Bien entendu, leur coût doit rester raisonnable pour votre entreprise. Voici une liste d'options que vous pouvez envisager pour remplir ces critères.

6. Incluez un appel à l'action dans le texte d’invitation à la formation

Inclure un appel à l'action dans tout mail d’invitation à une formation interne est un bon moyen de vous assurer que chaque employé a reçu son e-mail.

Un appel à l'action peut aussi vous donner un aperçu du nombre d'employés qui comptent participer à la formation.

Voici quelques exemples d'appels à l'action que vous pouvez ajouter :

• Veuillez répondre à cet e-mail avant le [date] pour réserver une place pour la formation.

• Veuillez contacter [Nom] avant le [date] au sujet de votre participation à l'événement.

• La direction demande de réserver une place pour la formation avant le [date].

7. Communiquez d’autres informations sur l’entreprise

En plus d'inclure tous les détails pertinents sur le cours, votre mail d'invitation à une formation interne peut aussi être utilisé pour communiquer d'autres messages importants.

C’est une excellente occasion de renforcer l'identité de la marque. Ainsi, pensez à ajouter les détails de l'entreprise et d'utiliser un langage cohérent.

Par exemple, si la culture de votre entreprise est relativement détendue, vous pouvez utiliser un ton qui reflète cela. S'il y a une philosophie plus formelle en place, assurez-vous de la renforcer.

Il est aussi possible de se connecter et de renforcer les messages associés à des campagnes de communication interne plus larges ou à des initiatives de formation et de développement.

Néanmoins, vérifiez toujours à nouveau le contenu final pour vous assurer qu'il est pertinent pour la formation en question. Assurez-vous de supprimer tout ce qui semble superflu.

Que doit contenir une lettre d'invitation à un atelier de formation interne ?

En général, une lettre d’invitation à un atelier de formation interne comprend des détails sur la formation, comme :

• Le sujet : précisez ce sur quoi porte la formation.

• La date de la formation : s'il y a plus d'une date prévue, assurez-vous d'indiquer toutes les dates et heures.

• Le lieu : est-ce qu'il s'agit d'un lieu de travail, d'un lieu hors site ou d’une formation virtuelle ?

• Les détails de la formation : Est-ce une orientation pour les nouveaux employés, un cours de perfectionnement professionnel ou une formation continue ?

• Les avantages de la formation : comment les employés vont bénéficier de cette formation ? Peuvent-ils apprendre de nouvelles techniques ou acquérir une expérience professionnelle ?

• Les conditions requises : que faut-il pour pouvoir participer à la formation et bien l’assimiler ?

• Le caractère obligatoire ou facultatif : indiquez si la formation est obligatoire ou non pour les employés.

Comment structurer un mail d’invitation à une formation interne ?

Il existe d'innombrables types de formation pour les employés. Par exemple, une formation sur la gestion des conflits est généralement requise pour tous les employés. Tandis qu’une formation au leadership a tendance à être nécessaire uniquement pour les managers et les directeurs.

Avec autant de types de formation, créer un modèle unique de convocation à une formation professionnelle n'est pas une bonne solution. Pour maximiser l'engagement, vous devrez personnaliser votre annonce selon le public et l'occasion.

Toutefois, voici une structure de mail d’invitation à une formation interne que vous pouvez utiliser :

1. Objet de l’email

La ligne d'objet fournit un résumé du message principal d'un e-mail. Vous pouvez y inclure :

• La date et l'heure de la formation

• Le but de la session de formation (développement professionnel ou formation professionnelle, par exemple).

Voici quelques exemples de lignes d'objet pour les e-mails de formation :

• Session de formation le 9-16-17 au State Center

• Annonce de la formation de janvier

• Formation de perfectionnement professionnel

• Formation en service à la clientèle le 26/07/21.

2. Message d'accueil

Pour commencer l'e-mail, incluez une salutation professionnelle. Si vous envoyez un e-mail en masse à de nombreux employés, vous pouvez adresser la lettre en disant quelque chose comme "Chers collègues".

Certaines fonctionnalités de messagerie vous permettent d'inclure des salutations personnalisées pour chaque employé avec son nom et son titre.

3. Paragraphe d'ouverture

Dans le premier paragraphe, précisez l'heure, la date et le lieu de la formation. Vous pouvez aussi fournir de brefs détails sur la formation, par exemple le nom du conférencier invité ou s'il s'agit d'une formation en ligne.

Pensez aussi à ajouter une phrase qui explique si la formation est obligatoire ou facultative.

4. Deuxième paragraphe

Dans le deuxième paragraphe, il faut indiquer la raison pour laquelle votre entreprise dispense cette formation.

Par exemple, vous pouvez dire que vous organisez une formation en gestion de conflits afin que les employés apprennent à mieux gérer les problèmes au travail, que ce soit avec leurs collègues ou leurs responsables.

Ajoutez aussi des informations sur les avantages que les employés peuvent retirer de la formation. Ils peuvent notamment acquérir une nouvelle compétence personnelle ou acquérir de l'expérience dans un nouveau poste.

5. Dernier paragraphe

A ce niveau, ajoutez des informations sur les fournitures dont les employés ont besoin pour réussir la formation.

Vous pouvez leur demander d'apporter :

• Un bloc-notes

• Un ordinateur

• Des crayons

• Un panier-repas.

Assurez-vous d’ajouter une phrase invitant les employés à vous contacter pour obtenir plus d’informations ou poser des questions sur la formation.

6. Conclusion

Pour terminer votre mail d’invitation à une formation interne, faites une conclusion professionnelle. Ajoutez votre nom complet et votre fonction à la fin pour que les employés sachent qui contacter en cas de questions.

Voici quelques exemples de conclusion de lettres professionnelles :

• Sincèrement

• Cordialement

• Bien à vous

• Merci encore.

Pourquoi avoir un modèle de convocation à une formation interne ?

L'avantage d'avoir un modèle de convocation à une formation interne réside dans le fait que vous pouvez ajouter rapidement les informations spécifiques dont vous avez besoin et cliquer sur "Envoyer" sans avoir à rédiger votre invitation de formation à partir de zéro.

Si vous utilisez un LMS pour la formation, il est possible d’enregistrer votre modèle sur la plateforme et de l'envoyer à vos apprenants chaque fois que vous souhaitez les informer d'une nouvelle session de formation.

Comment remplir un modèle de convocation à une formation professionnelle obligatoire ?

Assurez-vous de tout couvrir lorsque vous souhaitez faire un mail d’invitation à une formation interne obligatoire. Vous devez commencer par les informations de base, puis les personnaliser au besoin en ajoutant plus de détails.

Le ton de votre mémo de formation obligatoire mérite aussi une attention particulière. Il variera selon la culture de votre entreprise ou la "voix" de celui qui l'envoie.

Cependant, vous devez aussi garder à l’esprit que cette formation est obligatoire. C’est donc un message qui doit être clair et délivré avec assurance.

Cette exigence peut sembler définir le ton, mais vous pouvez faire valoir ce point de diverses autres façons sans paraître trop strict ni formel.

Voici quelques exemples de phrases que vous pouvez utiliser à la place pour éviter des termes trop durs :

• Cette formation est obligatoire pour tous : Il est essentiel que nous terminions tous cette formation.

• Le but de cette formation est de s'assurer que chacun respecte les réglementations /législation /politiques : En suivant cette formation, vous pouvez contribuer à créer un environnement équitable /sûr /éthique /sécurisé pour tous.

• Il est impératif que tout le monde comprenne comment [...] : Cette formation nous aidera tous à [...].

• Tous les participants doivent terminer ce cours avant [...] : Pour que nous puissions respecter nos délais, veuillez terminer ce cours avant [...].

Vous vous demandez comment mettre en pratique tous ces conseils ? Alors, un modèle de lettre de convocation à une formation professionnelle, suivi d'un exemple concret, vous sera très utile.

Voici une variété d’exemples adaptés à diverses situations. Vous y trouverez aussi un modèle de convocation de formation word gratuit, ainsi qu’une convocation de formation pdf.

1. Exemple de convocation à une formation obligatoire + modèle

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Ce document inclut :

1. Un modèle de lettre de convocation à une formation interne obligatoire

2. Un exemple de convocation à une formation interne obligatoire.

2. Modèle de mail de convocation à une formation obligatoire

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Ce document inclut :

1. Un modèle gratuit de convocation à une formation pour les nouvelles recrues

2. Une lettre de convocation à une formation gratuite pour tous les employés

3. Une lettre d’invitation à un atelier de formation obligatoire.

3. Modèle de convocation à une formation interne

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Ce document inclut :

1. Un modèle de texte d’invitation à une formation en ligne

2. Un modèle d'e-mail d'annonce de formation formelle

3. Un modèle d'e-mail d'annonce de formation informelle.

4. Exemple de mail d'invitation à un séminaire professionnel

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Ce document inclut :

1. Un exemple d’annonce d'une formation avec un ton formel

2. Un exemple d’invitation à une formation avec un ton informel.

5. Exemple de note d'information pour une formation

Pouvoir écrire des notes d’information claires peut certainement vous être utile dans la rédaction d’e-mails professionnels internes pour annoncer des formations.

La règle voudrait que votre mémo soit court, concis, très organisé et jamais en retard. Il doit anticiper et répondre à toutes les questions qu'un participant à la formation pourrait avoir.

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Vous trouverez dans ce document :

1. Une note d’information adressée aux chefs de services pour la sélection d'employés qui pourront suivre une formation

2. Une note d’appel à candidatures pour la participation à un séminaire de formation

3. Une note d’annonce d’un atelier de formation

4. Une note pour demander aux employés de confirmer leur participation à un atelier de formation.

Texte pour annoncer une formation : 3 erreurs courantes à éviter

Pour garantir l'impact de votre mail d'invitation à une formation interne et susciter l'intérêt des participants potentiels, il est important d'éviter certaines erreurs courantes.

Voici quelques-unes qui reviennent en matière de texte pour annoncer une formation :

1. Manque d'informations

Exemple d'erreur :

Objet : Formation "Communication"

Texte : "Une formation 'Communication' aura lieu prochainement. Plus d'informations auprès de RH."

Exemple de texte corrigé :

Objet : Formation "Communication efficace" : développez vos compétences !

Texte :

“Du 15 au 17 novembre 2023

De 9h à 17h

Salle A4

Programme et inscription : [Lien vers le portail RH]

Objectifs :

• Développer vos compétences en communication orale et écrite

• Améliorer votre aisance à l'oral

• Apprendre à structurer vos messages

• Gérer votre stress lors de prises de parole

Prérequis : Aucun

Nombre de places limité : Inscrivez-vous avant le 10 novembre !”

2. Ton inapproprié:

Exemple d'erreur :

"Salut à tous,

Pensez à vous inscrire à la formation 'Com' du 15/11. C'est important pour votre développement perso !

A+

RH"

Exemple corrigé :

“Bonjour à tous,

Nous vous invitons à la formation "Communication efficace" qui se déroulera du 15 au 17 novembre 2023, de 9h à 17h, en salle A4.

Cette formation vous permettra de développer vos compétences en communication orale et écrite, d'améliorer votre aisance à l'oral, d'apprendre à structurer vos messages et de gérer votre stress lors de prises de parole.

Programme et inscription : [Lien vers le portail RH]

N'attendez pas, le nombre de places est limité !

Cordialement,

L'équipe RH”

3. Manque de clarté et de structure:

Exemple d'erreur :

"La formation 'Gestion du stress' se déroulera du 1er au 3 décembre. Elle est ouverte à tous les employés. Le programme est disponible sur l'intranet. Pour vous inscrire, veuillez contacter le service RH."

Exemple corrigé :

“Formation "Gestion du stress" : du 1er au 3 décembre

Objectifs :

• Apprendre à identifier les sources de stress

• Développer des techniques de gestion du stress

• Améliorer votre bien-être au travail

Public cible : Tous les employés

Programme :

• Jour 1 : Introduction au stress et ses effets

• Jour 2 : Techniques de relaxation et de gestion du temps

• Jour 3 : Communication assertive et résolution de conflits

Inscription :

• Téléchargez le programme et le formulaire d'inscription sur l'intranet

• Envoyez le formulaire d'inscription complété au service RH avant le 20 novembre

Nombre de places limité : inscrivez-vous dès aujourd'hui !”

Rédigez votre mail d’invitation à une formation interne comme un pro

Le mail d’invitation à une formation interne est une indication claire pour un salarié que l'entreprise a décidé de le former. Vous devez le rédiger de telle sorte que le destinataire comprenne l'importance de la formation.

Pour ce faire, il faut :

• Fournir toutes les informations utiles

• Ajouter de la valeur à votre texte d’invitation à la formation

• Vous concentrer sur le public cible

• Prévoir des mails différents pour les participants et leurs superviseurs

• Encourager les employés à participer

• Inclure un appel à l'action dans le texte d’invitation à la formation

• Communiquer d’autres informations sur l’entreprise.

En général, une lettre d’invitation à un atelier de formation interne comprend des détails sur la formation, comme :

• Le sujet

• La date et le lieu

• Les détails de la formation

• Les avantages de la formation

• Les conditions requises

• Le caractère obligatoire ou facultatif.

L’idéal est de structurer le mail d’invitation à une formation interne comme suit :

1. Objet de l’email

2. Message d'accueil

3. Paragraphe d'ouverture

4. Deuxième paragraphe

5. Dernier paragraphe

6. Conclusion.

Souvenez-vous qu'un modèle de convocation à une formation interne permet d'économiser du temps dans la rédaction de vos invitations. En utilisant les bons termes, vous pouvez remplir un modèle de convocation à une formation professionnelle obligatoire sans paraître trop strict ni formel.

Enfin, il est essentiel de proposer des formations pertinentes et flexibles pour minimiser le risque de refus. En parcourant cette liste, vous trouverez sans doute des options abordables pour votre entreprise.

Nous sommes ravis que ce contenu vous ait été utile…😊

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